Assistant Mutualise du Pole Technique et de la Direction des Cycles de l'Eau et de la Biodiversite H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Le poste constitue une fonction d'appui transversale : il fluidifie la mise en oeuvre des missions de la direction, prend en charge les tâches organisationnelles et administratives, recherche et diffuse l'information, et traite les questions pratiques afin de faciliter l'exercice des responsabilités de l'encadrement.L'assistant sert d'interface entre le pôle, la direction et les différents services et fonctions ressources de la collectivité (ressources humaines, juridique, financier, communication, systèmes d'information). Par cette position et sa collaboration étroite avec l'encadrement, ce poste est clé pour l'image et le bon fonctionnement du Pôle et de la Direction.1 Appui à la direction et gestion des agendas :Gérer l'agenda du DGST et de la Directrice et appuyer l'organisation du temps de la directionAssurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de la direction, notamment en termes de vie institutionnelleOrganiser les réunions et rendez-vous, accueillir les Elus et participants, et assurer un reportingOrganisation des moments conviviaux, préparation de l'accueil des nouveaux arrivants, gestion des commandes2 Accueil du Pôle Technique :Assurer la responsabilité de l'accueil du Pôle : encadrement - managementRépondre aux usagers si besoin, par courriel ou par téléphone3 Gestion du courrier :Réaliser la gestion administrative du courrier entrant / sortant : ouverture, datation, enregistrement et scan, distribution / relecture, rédaction, correction, enregistrement, envoi et tenue du fichier de suivi pour respecter les délais de réponses4 Organisation et suivi des commissions, instances, réunions de Direction : Préparer les commissions Eau, GEMAPI, Déchets et Assainissement : ordre du jour, validation de l'ODJ, invitations, supports, réservation de salleAssurer le suivi en séance : préparation de la salle, pointage des présences, enregistrement, micros, visioconférence, diffusion des supports et rédiger les comptes rendus

Maîtrise des outils bureautiques Discrétion et respect de la confidentialitéSens de l'accueil, de l'organisation, de la planification et de l'anticipationAisance relationnelle et rédactionnelleConnaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'un EPCI Bonne appréhension du caractère d'urgence des informations et des priorités à transmettre

• Sens du relationnel
• Gestion des commandes
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Traitement du courrier