Assistant·e Administratif·ive Comptabilité & Relations Clients H/F - Purple Key

PURPLE KEY est une conciergerie en croissance spécialisée dans la gestion de locations courte durée. Nous accompagnons nos partenaires propriétaires dans la valorisation de leurs logements : création et publication d'annonces, optimisation tarifaire, communication avec les clients, et gestion administrative complète.

Vous rejoindrez PURPLE KEY pour accompagner l'ensemble de notre chaîne opérationnelle. Vous serez au coeur d'une structure en croissance où vous participerez à des missions variées et enrichissantes. Vos missions seront principalement concentrées en début de journée avec une organisation flexible selon les besoins.

Les 7 missions principales :

1. Gestion de la communication entrante (mail & WhatsApp) Vous traiterez l'ensemble des demandes entrantes avec rigueur et courtoisie. Cela comprend les réservations, les devis, les réclamations, les factures demandées et toutes autres correspondances. Vous classerez chaque demande de manière appropriée, transmettrez immédiatement aux équipes les dossiers urgents via WhatsApp, et archiverez toutes les factures et pièces comptables en vue du traitement comptable.

2. Suivi quotidien des plannings de ménage (vérification vers midi) Chaque jour, vous vérifierez l'état de progression des ménages et inspections réalisés suite aux départs de clients. Vous serez vigilant à la détection de tout problème anormal qui nécessiterait une réclamation. Vous validerez que les plannings futurs (ménages et inspections des jours à venir) sont faisables d'un point de vue logistique, en respectant les contraintes (dimanches, délais, disponibilités des intervenants).

3. Gestion de la réputation en ligne (hebdomadaire) Chaque semaine, vous remplirez les notations Airbnb en prenant en compte les alertes ou retours négatifs enregistrés suite aux check-out. Vous lirez les commentaires Booking et y répondrez de manière personnalisée et chaleureuse, transformant les expériences neutres en points positifs.

4. Relation directe avec les guests - Assistance rapide & Appels prioritaires Vous offrirez un support immédiat aux guests en difficulté : codes d'accès oubliés, problèmes techniques mineurs, demandes logistiques, modifications d'horaires ou demandes spéciales. Au-delà du support réactif, vous effectuerez des appels proactifs aux guests "à risque" en fin de séjour pour prévenir les mauvais avis, résoudre les insatisfactions discrètement et optimiser les taux de satisfaction. Vous éditerez également les factures post-séjour à la demande.

5. Création d'annonces & Gestion multicanal Vous créerez les annonces sur notre système propriétaire et les publierez sur les plateformes partenaires (Airbnb, Booking, etc.). Vous mettrez à jour les descriptions, les photos, les calendriers et gérerez les disponibilités pour assurer une cohérence cross-canal.

6. Préparation et gestion de la comptabilité Vous collecterez l'exhaustivité des pièces comptables (factures reçues, justificatifs, relevés, etc.), les classerez de manière rigoureuse et méthodique selon un système bien défini, et les transmettrez dans les délais prévus aux équipes comptabilité. Votre rigueur sera déterminante pour éviter tout retard ou erreur dans notre traitement financier.

7. Missions évolutives Au fur et à mesure de votre montée en compétences, de nouvelles missions pourront vous être confiées selon les besoins de l'entreprise.

Pourquoi rejoindre PURPLE KEY ?

Polyvalence enrichissante : Vous ne serez pas cantonnée à une seule tâche. Administratif, comptabilité, marketing, service client - vous toucherez à tous les étages du métier et progresserez rapidement. Évolution garantie : CDI évolutif signifie responsabilités croissantes et montée en volume horaire. Environnement techno : Vous évoluerez dans une structure startup qui adopte les outils IA. Impact direct : Vos actions influencent directement la satisfaction clients et la croissance

Experience: Débutant accepté

Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de terrains et d'autres biens immobiliers

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Rigueur et méthode